Werne. Termine erst in vier Wochen, keine telefonische Erreichbarkeit – ordentlich Kritik hagelte es zuletzt für das Bürgerbüro der Stadt Werne. Abteilungsleiterin Kordula Mertens und Mitarbeiterin Anna Rickert bezogen nun Stellung.
Die Zeit vor den Sommerferien ist fast immer die arbeitsreichste für das Bürgerbüro-Team, denn der Ansturm auf neue Personalausweise und Reisepässe wächst kontinuierlich. „Die Lockerungen führen auch zu sponaten Reisen“, erläutert Kordula Mertens. Und nun folgt ab dem kommenden Montag auch die einwöchige Schließung wegen Software-Aktualisierung und Schulung der Mitarbeiterinnen. Danach werde vieles einfacher und schneller laufen – für das Team, aber auch für Bürgerinnen und Bürger, versprach Kordula Mertens.
Wer beispielsweise einen Reisepass benötigt, müsse auch die Bearbeitung in der Bundesdruckerei mit einkalkulieren. Die betrage vor dem Sommer immer vier bis sechs Wochen statt sonst fünf bis sechs Tage, erläutert Anna Rickert. Generell benötige man bis zum Termin auch eine gewisse Vorbereitungszeit.
„Mal eben ein Anliegen dazwischen schieben, funktioniert halt nicht. Und es ist sicher kein Notfall, wenn man jetzt erst bemerkt, dass der Personalausweis abgelaufen ist“, schildert Kordula Mertens Fälle aus dem Alltag im Bürgerbüro. „Personen, die über Verbindungen versuchen, Termine außerhalb des Kalenders zu ergattern, werden wir einen Riegel vorschieben. Es soll gerecht bleiben“, so die Abteilungsleiterin weiter.
Anna Rickert appelliert an alle Bürgerinnen und Bürger, die einen Termin gebucht haben: „Bringen Sie unbedingt alle erforderlichen Unterlagen mit. Kommen Sie nicht unvorbereitet. Denn jedes Anliegen hat eine bestimmt Zeittaktung. Und wenn Sie verhindert sind, sagen Sie den Termin unbedingt ab. So können wir wieder einen Termin frei schalten. Buchen Sie bitte auch nicht mehrere mit falschen Anliegen.“
Oft komme auch die Anmerkung aus der Bürgerschaft, dass es vor dem Bürgerbüro keine Schlangenbildung gebe. Kordula Mertens stellt klar: „Das heißt nicht, dass nichts los ist. In Pandemiezeiten achten wird darauf, dass es sich nicht drubbelt.“
Bürgerbüro mit Optimierungen nach der Wiedereröffnung
Drubbeln und stauen bei der Online-Terminvergabe wird es sich erst recht, wenn das Bürgerbüro nach der einwöchigen Schließung ab dem 21. Juni wieder erreichbar ist. Dem wolle man mit bestimmten Maßnahmen entgegensteuern.
„Wir prüfen, ob wir Termine vielleicht um eine Minute verkürzen können. Dann ist aber auch Pünktlichkeit entscheidend“, sagt Kordula Mertens. Für vom Bürgerbüro akzeptierte Notfälle wird die Verwaltung montags bis freitags von 7 bid 7.30 Uhr Extra-Zeiten einrichten. Außerdem werde man spontan drei statt zwei Terminstraßen öffnen, wenn es die personelle Situation zulasse. Für eine bessere Erreichbarkeit setzt das Bürgerbüro zudem auf ein zweites Telefon für Terminvereinbarungen und Beratungen.
„Wir bitten die Bürgerinnen und Bürger um Verständnis für die aktuelle Situation. Mit den zusätzlichen Maßnahmen hoffen wir auf eine Entspannung“, so Abteilungsleiterin Kordula Mertens abschließend.
Die digitale Terminvergabe, die während der Pandemie am 17. August 2020 eingeführt wurde, habe sich bewährt und werde weitergeführt. Menschen, die kein Internet haben, können sich telefonisch melden und erhalten dann einen Termin.
