Werne. Ab sofort können alle Termine des Bürgerbüros online vereinbart werden (www.werne.de/terminvergabe). Der Zugang ist einfach. Gleich auf der Startseite der Werne-Homepage prangt unter „Aktuelles aus dem Stadthaus“ der grüne Button mit dem Hinweis „direkt zur online Terminvergabe“. Öffnet man den Button, erscheinen unter sechs Kategorien alle Anliegen, die man im Bürgerbüro erledigen kann.
Nach einer Übergangszeit bleibt später dann der übliche Weg über das Menü unter Rathaus > Stadtverwaltung> Rathaus online> online Terminvereinbarungen.
Den „folgerichtigen Schritt hin zu mehr Bürger- und Servicefreundlichkeit“ stellten heute (14. August) der Dezernent für Innere Verwaltung, Frank Gründken, und der Leiter der IT-Abteilung, Sebastian Köster, vor.
Mit „Tempus“ habe man auf eine bereits bewährte Software zurückgegriffen, die auch andernorts erfolgreich genutzt werde, hieß es. Eine Terminvergabe sei bis zu drei Wochen vorher möglich und der Terminplan regelmäßig aktualisiert, so dass abgesagte Termine frühzeitig wieder freigegeben werden können.
„Insbesondere mit Blick auf die in der kommenden Woche erwartete hohe Briefwahlresonanz und unter Berücksichtigung der weiterhin bestehenden Corona-Bedingungen wird dieses Angebot eine Erleichterung bringen“, betonte Gründken. Bürgermeister Lothar Christ sieht in dem Portal einen echten Mehrwert. „Es ist eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten: Indem wir auf der einen Seite verstärkt unsere Dienstleistungen digital anbieten, damit Kosten senken und unseren Service verbessern, können Bürgerinnen und Bürger ihre Behördenwege künftig vermehrt komfortabel online absolvieren.“
Die Terminvergabe per Telefon ist damit aber nicht vollständig passé. Für Bürger mit unaufschiebbaren Anliegen sowie für (vorwiegend ältere) Menschen, die keinen Zugang zum Internet haben, bleibt der Griff zum Telefon. „Die telefonische Erreichbarkeit des Bürgerbüros über die Durchwahl 71-333 bleibt erhalten“, versicherte Frank Gründken ausdrücklich.
Die Schritte zum Online-Termin: 1. Auswahl des Anliegens (alle Anliegen, die im Bürgerbüro erledigt werden können, sind aufgelistet.). 2. Es können mehrere Anliegen ausgewählt und zeitlich zu einem gemeinsamen Termin (Dauer maximal zwei Stunden) zusammengefasst werden. 3. Alle Anliegen werden erläutert und die zur Erledigung erforderlichen Unterlagen angegeben (ein Link führt zum Download der benötigen Formulare). 4. Zur Buchung: Der Bürger wählt ein ihm angebotenes Datum aus und erhält daraufhin die freien Termine des entsprechenden Tages angezeigt. 5. Ein Termin wird ausgesucht und verbindlich mit Namen und E-Mail-Adresse gebucht. 6. Der Bürger erhält direkt eine Bestätigungsmail und einen Tag vor dem Termin eine Erinnerungsmail. 7. Der Bürger erscheint zum vereinbarten Termin und muss (in der Regel) nicht warten. 8. Termine die nicht eingehalten werden können, sollten abgesagt werden. 9. Bei Nichterscheinen verfällt der Termin und muss gegebenenfalls neu erstellt werden.
Alle bereits vereinbarten Termin wurden schon in den Terminplan eingepflegt, schilderte Sebastian Köster. Die Verwaltung bittet darum, Termine, die man nicht einhalten kann, zu löschen. In der Feinjustierung des Systems kann man auch angeben, mit wie vielen Personen und Anliegen man zum Termin erscheinen will. Danach wird der Zeitaufwand berechnet und eben auch angegeben, welche Unterlagen notwendig sind (s.o.).
Bei der Angabe der Zeitwerte will man Erfahrungen des laufenden Betrieb sammeln und bei Bedarf nachsteuern, ergänzte Köster sinngemäß.
